Programy do fakturowania powoli stają się standardem. Kto jeszcze nie przeszedł na fakturowanie online, powinien szybko to zrobić. Zyska nie tylko czas, ale także spokój, związany ze zgodnością wystawianych faktur z aktualnymi przepisami podatkowymi. Zobacz, jakie jeszcze funkcje i udogodnienia posiadają nowoczesne programy do faktur.
Optymalizacja fakturowania
Proces optymalizacji w biznesie zatacza coraz szersze kręgi. Przedsiębiorcy wiedzą, że dzisiaj, w dobie ogromnej konkurencji, optymalizacja to najskuteczniejszy sposób utrzymania przewagi konkurencyjnej na rynku. Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu napędzanemu sztuczną inteligencją, firmy mogą udoskonalić fakturowanie. Ten żmudny i czasochłonny proces aktualnie można skrócić do absolutnego minimum. Przesadą byłoby stwierdzenie, że można go całkowicie zautomatyzować, ale na pewno można powiedzieć, że większość czynności w tym zakresie zostanie wykonana przez oprogramowanie. To sprawia, że najwięksi producenci aplikacji do fakturowania gwarantują, że z ich pomocą można wystawić fakturę dosłownie w kilka chwil. Comarch mówi o 10 sekundach.
Program do faktur – korzyści
Oszczędność czasu to nie jedyna korzyść dla przedsiębiorców, choć oczywiście najistotniejsza. Dzisiaj nie ma chyba cenniejszej wartości dla osób prowadzących biznes, niż czas. Już nie dni czy godziny nabrały ceny, ale minuty. Taka jest specyfika dzisiejszej gospodarki.
Wykorzystanie narzędzi informatycznych do fakturowania, czyni ten proces prostszym i łatwiejszym. Sama operacja wystawienia faktury nie wymaga takiego skupienia, jak wcześniej (tzn. podczas ręcznego wypisywania każdej faktury). Nowoczesny program pozwoli nam uniknąć błędów. I tak na przykład znany i ceniony przez przedsiębiorców program do fakturowania Comarch ERP XT, oferuje wyjątkowe udogodnienia w tym zakresie – wystarczy wskazać tylko numer NIP kontrahenta, a reszta danych zostanie automatycznie pobrana z bazy GUS.
Nie mniej istotnym argumentem za wyborem tego programu, jest gwarancja zgodności wystawianych faktur z obowiązującymi przepisami. Dzięki stałej aktualizacji użytkownicy nie muszą już śledzić z taką uwagą wszystkich zmian w prawie podatkowym i mogą poświęcić się rozwojowi firmy. Mogą być także pewni, że nie dotkną ich żadne konsekwencje prawne, które zawsze wiążą się ze stresem. Zachowanie równowagi psychicznej to rzecz nie do przecenienia.
Mobilność to dzisiaj klucz do sukcesu w biznesie. Program Comarch ERP XT oferuje w tym zakresie duże możliwości. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na to oprogramowanie, będą mogli fakturować praktycznie z każdego miejsca na świecie, za pomocą przeglądarki WWW lub aplikacji mobilnej, działającej zarówno na platformie iOS, jak i Android.
Fakturowanie – jak to działa?
Co prawda program nie zrobi za nas wszystkiego, ale zdecydowaną część roboty tak. Cały proces wystawienia faktury polega na dodaniu nazw produktów lub usług oraz ich cen netto lub brutto. I tak naprawdę do tego ogranicza się rola użytkownika, któremu zostaje już tylko wysłanie faktury VAT do kontrahenta, prosto z aplikacji na jego adres e-mail. Na dodatek, w aplikacji mobilnej, towary można dodawać do faktury poprzez odczytywanie kodów kreskowych, za pomocą kamery telefonu.
Program ułatwia także współpracę z systemami bankowości elektronicznej. Dzięki temu można wysłać paczkę przelewów do systemu oraz zaimportować wyciągi bankowe do systemu ERP. A co istotne, wystawiane faktury można dostosować do ogólnego wzoru identyfikacji wizualnej firmy ponieważ program zawiera edytor wydruków i szablonów maili.
Wystawisz faktury i inne dokumenty
Zaawansowane technologicznie, wyposażone w sztuczną inteligencję programy umożliwiają wystawianie szerokiego spektrum dokumentów. W Comarch ERP XT można wystawiać:
- fakturę VAT marża,
- fakturę proforma,
- fakturę zaliczkową,
- fakturę walutową.
W aplikacji można także wystawiać inne dokumenty kosztowe. To rozwiązanie docenią przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż na podstawie rachunków, czyli uproszczonego rodzaju sprzedaży oraz sprzedaż detaliczną, na podstawie paragonów. Ciekawym rozwiązaniem jest moduł POS na urządzenia mobilne (smartfony lub tablety). Docenią je osoby prowadzące sprzedaż poza siedzibą firmy.
Mali i drobni przedsiębiorcy, na których głowie często jest cały biznes, ucieszą się zapewne z funkcji faktur cyklicznych. To szczególnie pomocne narzędzie w biznesach, gdzie obowiązkiem jest regularne wystawianie takich samych faktur swoim Klientom (np. faktury abonamentowe).
Integralnym elementem prowadzenia firmy jest obowiązek wprowadzania faktur kosztowych do firmowego systemu księgowego. Tutaj pomocna jest aplikacja Comarch OCR. Wystarczy wskazać plik z dysku (w formacie PDF lub JPG), w przypadku strony WWW lub zrobić zdjęcie, w przypadku aplikacji na smartfon. Program sam rozpozna kontrahenta, daty oraz wartości z faktury i sam wprowadzi je do systemu.
Fakturowanie w małych firmach
Małe firmy oraz JDG także mogą dzisiaj korzystać z prostego i szybkiego fakturowania. Comarch ERP XT to oprogramowanie przeznaczone do zarządzania firmą, pozwala czuwać nad kluczowymi aspektami działalności, także nad księgowością (zobacz więcej na https://www.erpxt.pl/). Wbrew pozorom, program nie jest zbyt skomplikowany. Tutaj nie potrzeba informatycznego wykształcenia, ani większego doświadczenia w księgowości. Obsługa jest w pełni intuicyjna, została dopracowana w przeciągu ostatnich lat, na podstawie opinii i uwag przedsiębiorców. Pomocną rolę w tym zakresie odgrywa sztuczna inteligencja, która na wielu etapach całego procesu myśli za nas, podpowiada następne kroki oraz wyjaśnia wszelkie niejasności. Dzięki AI oraz innym nowoczesnym technologiom, przedsiębiorcy mają możliwość między innymi wprowadzania do systemu dokumentów za pomocą zdjęć. Aplikacja jest także pomocna w analizach, sztuczny umysł potrafi przerobić znacznie większą ilość danych niż człowiek, a następnie wygenerować wnioski i zaprezentować je w formie wykresów i tabel.
Podsumowanie
Programy do fakturowania stały się już dawno pewnym standardem. Dzisiaj, dzięki zaangażowaniu sztucznej inteligencji i innych technologii, potrafią one jeszcze więcej i są w stanie jeszcze bardziej przyspieszyć cały proces fakturowania. Warto o tym pamiętać, myśląc o optymalizacji działalności.
