669 views 4 mins 0 comments

Czym jest podpis elektroniczny i gdzie się sprawdzi?

In Biznes
06 czerwca, 2023

E-podpis pozwala zaoszczędzić sporo czasu, usprawnia obieg dokumentów i procesy biznesowe, ale nie tylko. Poznaj wszystkie zalety podpisu elektronicznego, dowiedz się jak go wyrobić i sprawdź, czy to rozwiązanie jest bezpieczne i odpowiednie dla Ciebie i Twojej firmy.

Podpis elektroniczny – co to takiego?

E-podpis to podpis składany w postaci elektronicznej przez osobę fizyczną, świadomie sygnującą w ten sposób treść danego dokumentu. Może być złożony za pośrednictwem przeznaczonej do tego platformy lub też przy pomocy urządzenia mobilnego (np. tabletu) z warstwą biometryczną. Podpisane elektronicznie dokumenty, zgodnie prawem, mają identyczną wartość, co te opatrzone tradycyjnym podpisem.

Jak uzyskać e podpis?

Aby uzyskać podpis elektroniczny należy skorzystać z usług jednej z działających na polskim rynku platform umożliwiających podpisywanie dokumentów online. Pamiętajmy bowiem, że e-podpis nie jest tym samym, co podpis zaufany. Ten ostatni posłuży na wyłącznie do sygnowania dokumentów urzędowych, podczas gdy podpis elektroniczny możemy wykorzystywać również w kontaktach biznesowych.

Zalety elektronicznego podpisu

Oszczędność pieniędzy i czasu

Stosowanie podpisu elektronicznego to przede wszystkim wielka oszczędność czasu, a co za tym idzie, również i pieniędzy. E-dokumenty nie wymagają drukowania i gromadzenia ich w formie papierowej. Mamy do nich łatwy dostęp z każdego miejsca, w którym mamy połączenie z internetem. Znalezienie, odczytanie i przesłanie potrzebnego w danym momencie dokumentu trwa zaledwie kilka chwil. Podobnie jak sama wymiana podpisów na umowie. Podpisany przez nas kontrakt może zostać przesłany na skrzynkę mailową naszego klienta lub partnera. On również może złożyć na nim podpis w formie elektronicznej, by jak najszybciej odesłać nam gotowy dokument. Zawarcie umowy na odległość może potrwać nie więcej jak kilkanaście minut, a w całym procesie nie musi uczestniczyć kurier, poczta czy którykolwiek z naszych pracowników. Pomyśl, ile czasu jesteś w stanie zaoszczędzić, jeżeli dokument wymaga złożenia większej liczby podpisów.

Komfort i bezpieczeństwo

E-podpis to wyjątkowo bezpieczna forma podpisywania dokumentów. Sam dokument, jak i podpis zabezpieczane są certyfikatem cyfrowym. Jednocześnie widniejące na umowie dane są szyfrowane. W porównaniu z tradycyjnym podpisem, składanym odręcznie, podpis elektroniczny uważany jest za kilkukrotnie bezpieczniejszy. Wszystko dzięki możliwości zastosowania dużej liczby zaawansowanych zabezpieczeń.

Ekologiczny biznes

Zarówno prowadzenie dokumentów w postaci cyfrowej, jak i korzystanie z podpisu elektronicznego to działania przyjazne dla środowiska naturalnego, które wpisują się w trend paperless. Idea ta postuluje redukcję zużycia papieru, którego w polskich firmach niestety wciąż marnuje się zbyt wiele. Mniejsza liczba wydruków to oczywiście kolejny sposób na oszczędności w biznesie i kolejny z plusów e-podpisu. Nie da się ukryć też, że mniej papierowej dokumentacji to także więcej miejsca w biurze, które dużo łatwiej jest utrzymać w porządku.